1.Allgemeine Fragen zum neuen Hausverwalter

1.1 Ist der Hausverwalter hauptberuflich tätig?

1.2 Seit wann gibt es die Hausverwaltung?

1.3 Ist der Hausverwalter Mitglied in einem Berufsverband, zum Beispiel

IVD – Immobilienverband Deutschland oder

BVI – Bundesfachverband der Immobilienverwalter e. V. oder

DDIV – Dachverband deutscher Immobilienverwalter e.V.?

1.4 Über welche berufsspezifische Qualifikation verfügt der Verwalter und kann er dies durch Ausbildung / Fortbildung gegebenenfalls nachweisen?

kaufmännische Qualifikation

rechtliche Kenntnisse

bautechnische Qualifikation

1.5 Firmiert die Verwaltung als juristische Person, z. B. GmbH, GmbH + Co. KG, Ltd (englische Rechtsform), S. L. (spanische Rechtsform) etc., sollten Sie genau prüfen, wo der Sitz des Unternehmens liegt.

1.6 Ist der Verwalter aufgrund der räumlichen Entfernung überhaupt in der Lage, das Objekt ordnungsgemäß zu betreuen und zu verwalten?

2. Fragen zur Geschäftsführung

2.1 Wie professionell erscheint der Bürobetrieb (Schulnoten)?

2.2 Hat der Verwalter vor Abgabe seines Angebots die Anlage besichtigt?

2.3 Hat der Verwalter eine Berufshaftpflichtversicherung (mindestens 500.000 €, abhängig von der Objektgröße) abgeschlossen?

2.4 Hat der Verwalter ein Vermögensschadenhaftpflichtversicherung (Wichtiger als Berufshaftpflichtversicherung – 500.000 € sollten es min. sein) ?

2.4.1 Benennt der Verwalter mindestens drei vergleichbare (Größe / Baujahr) Referenzobjekte inklusive ihrer jeweiligen Ansprechpartner?

Objekt 1:Eigentümer / Beirat:

Objekt 2:Eigentümer / Beirat:

Objekt 3: Eigentümer / Beirat:

2.4.2 Wie beurteilen (z. B. mit Schulnoten von 1 – 6) die Eigentümer / Beiräte der Referenzobjekte die Arbeit der Verwaltung?

Objekt 1:Objekt 2:Objekt 3:

2.5 Können Sie Beispiele für Protokolle und Jahresabrechnung einsehen?

2.6 Sind die Beispiele der Referenzanlagen verständlich und übersichtlich?

2.7 Können Eigentümer / Beiräte jederzeit die Originalunterlagen einsehen?

2.8 Bestehen Checklisten für eine regelmäßige Begehung der Anlage in Begleitung des Beirats und wird dabei Protokoll geführt?

2.9 Gibt es feste Fristen / Termine für die Erstellung von Wirtschaftsplänen, Jahresabrechnungen, Einladungen zur Eigentümerversammlung etc.?

3. Fragen zur Finanz- und Vermögensverwaltung

3.1 Ist sichergestellt, dass alle Konten der Eigentümergemeinschaft (Wohngeld, Instandhaltungsrücklage etc.) bei der Bank direkt auf den Namen der Eigentümergemeinschaft mündelsicher angelegt sind?

3.2 Ist eindeutig festgelegt, dass der Verwalter nur mit Zustimmung der Eigentümer / des Beirats die Bankverbindung wechseln kann?

3.3 Sind Vertretungsvollmachten geregelt, sodass im Notfall die Geschäftsführung für die Eigentümergemeinschaft problemlos weiterläuft?

4. Fragen zur Vertragsgestaltung und Vergütung

4.1 Wurden von der Eigentümergemeinschaft / dem Beirat zur Neuvergabe des Verwaltervertrags mehrere Angebote zu Leistungsumfang und Vergütungshöhe eingeholt?

4.2 Sind die Vertragsparteien eindeutig benannt, ist auch bei juristischen Personen (z. B. GmbH) als Hausverwalter der Geschäftsführer mit angegeben?

4.3 Entspricht die Laufzeit des Vertrags den gesetzlichen Vorgaben (im Bestand max. 5 Jahre / Erstbestellung beim Neubau max. 3 Jahre)?

4.4 Ist der Verwalter auch mit kürzeren Laufzeiten einverstanden?

4.5 Sind feste Kündigungsfristen vorgesehen?

4.6 Wird der Verwaltervertrag nur durch einen entsprechenden Beschluss der Eigentümergemeinschaft verlängert, was eine automatische Verlängerung ausschließt?

4.7 Regelt ein außerordentliches Kündigungsrecht, dass bei einer Abberufung des Verwalters (durch Mehrheitsbeschluss) oder bei einer Amtsniederlegung (durch den Verwalter) der honorarpflichtige Verwaltervertrag ebenfalls beendet wird?

4.8 Werden die mit der monatlichen Grundvergütung abgegoltenen Aufgaben und Befugnisse des Verwalters genau bezeichnet (z. B. laufende Bürokosten, Telefon, Porto, Fahrtkosten, Einladung zur Eigentümerversammlung, Auftragsvergabe für laufende Reparaturen, jährliche Zusammenstellung der nach § 35a EStG steuerlich absetzbaren Ausgaben für haushaltsnahe Dienstleistungen und Handwerkerrechungen, etc.)?

4.9 Ist geregelt, welche Sonderaufgaben welche zusätzliche Vergütung rechtfertigen (z. B. Bauleitung für Instandhaltungen / Modernisierungen)?