Hausverwaltung

A. ALLGEMEINE VERWALTUNGSLEISTUNGEN

1. Buchführung entsprechend den kaufmännischen Bestimmungen
- Verbuchung der Hausgeldzahlungen
- Mahnwesen
- Bezahlen von Rechnungen unter Ausnutzung von Skonto
- Führen der Wohnungs-, Lohn- und Sozialkostenkonten
- Jährliche Aufstellung der Einnahmen und Ausgaben

2. Vorbereitung der Rechnungsprüfung und Nachweis der Rücklagenverwendung

3. Erstellen von Hausgeld-Gesamt- und Einzelabrechnungen für jeden Eigentümer und Versand an alle Eigentümer

4. Erstellen des jährlichen Wirtschaftsplanes. Bei Änderungen: Berechnung des neuen Hausgeldes und Versand an alle Eigentümer

5. Erstellung der Tagesordnung für die jährliche Eigentümerversammlung und Versand an alle Eigentümer

6. Durchführung der Eigentümerversammlung inkl. Protokollführung, dabei Vorlage von Anträgen usw. (z.B. Kostenangebote, Vorbereitung von Anträgen einzelner Eigentümer usw.)

7. Versand des Versammlungsprotokolls an alle Eigentümer

8. Ausführung der auf der Eigentümerversammlung gefassten Beschlüsse

9. Vorbereitung von Regelungen die im Zusammenhang mit der Hausordnung, der Gemeinschaftsordnung (Nutzung gemeinschaftlichen Eigentums) stehen

10. Erledigung von Arbeiten der Eigentümergemeinschaft - grundstücks- und baurechtlicher Art - nachbarschaftsrechtlicher Art - abgabenrechtlicher Art - versicherungsrechtlicher Art

11. Verhandlungen mit Behörden und Versorgungsunternehmen in Gebührenfragen, Energielieferungsfragen und ordnungsrechtlichen Fragen

12. Abschluß/Kündigung von Dienstleistungs- und Lieferantenverträgen im Namen der Eigentümergemeinschaft, nach Genehmigung durch den Verwaltungsbeirat

13. Abschluß/Kündigung, Änderung und Überwachung von Versicherungsverträgen im Namen der Eigentümergemeinschaft, nach Genehmigung durch den Verwaltungsbeirat

14. Schadensmeldung und Abwicklung von Versicherungsfällen

15. Durchführung von Änderungen der Verwaltungsunterlagen, die erforderlich werden durch - Änderungen von Gesetzen oder Verordnungen - sonstige Vereinbarungen

16. Beratung der Eigentümergemeinschaft bei Modernisierungsmaßnahmen sowie bei Durchführung von Energie- und Kosteneinsparungen

B. TECHNISCHE VERWALTUNGSLEISTUNGEN

1. Überwachung des baulichen Zustandes des Objektes durch regelmäßige Begehungen

2. Vor größeren Reparaturmaßnahmen Einholung von mehreren Kostenangeboten und Beschlußvorlage bei der nächsten Eigentümerversammlung. Auch in Notfällen umgehende Information des Verwaltungsbeirates.

3. Vergabe der Aufträge und Überwachung der Reparaturarbeiten

4. Sachliche und rechnerische Prüfung von Reparaturrechnungen sowie deren fristgemäße Bezahlung

5. Aufbewahrung der das Objekt betreffenden Planunterlagen für - z.B. sanitäre Installation - Heizungsinstallation - Lüftungs-, und Elektroinstallation

6. Aufbewahrung von Sicherheitsscheinen für eine evtl. vorhandene zentrale Schließanlage

7. Abschluß/Kündigung von Wartungsverträgen für techn. Einbauten im Namen der Eigentümergemeinschaft, nach Genehmigung durch den Verwaltungsbeirat

8. Einstellung/Kündigung von Hausmeister und Hausreinigung und Überwachung der Tätigkeit, nach Genehmigung durch den Verwaltungsbeirat

C. JURISTISCHE VERWALTUNGSLEISTUNGEN

1. Beratung der Eigentümergemeinschaft bei Maßnahmen der Verwaltung über die Einhaltung von gesetzlichen Bestimmungen gem. Wohnungseigentumsgesetz (WEG)

2. Handlung als Zustellungsbevollmächtigter (kraft Gesetzes) im Sinne der Eigentümergemeinschaft

3. Veranlassung von Rechtsmaßnahmen gegenüber säumigen Eigentümern

4. Mitwirkung bei Klageverfahren und Beweissicherungsverfahren

5. Änderung der Verwaltungsunterlagen die erforderlich werden durch: - Änderung von Gesetzen und Verordnungen - Änderung der Teilungserklärung bzw. Gemeinschaftsordnung - sonstige Vereinbarungen

6. Abgabe von Zustimmungserklärungen, Prüfungen und Stellungnahmen

- bei Veräußerung und Vermietung

- bei gewerblicher Nutzung und Konzessionsgesuchen

- bei Werbeflächen in genehmigungspflichtiger Form

- bei baulichen Veränderungen innerhalb des Sondereigentums

- gegenüber Behörden und Versorgungsunternehmen für Bereiche ausserhalb des Gemeinschaftseigentums, nach Genehmigung durch den Verwaltungsbeirat bzw. entsprechender Beschlußfassung durch die Eigentümerversammlung

D. BÜROLEISTUNGEN

1. Anfertigung von Kopien, Zusenden von Unterlagen an die Eigentümer

2. Ordnen und Archivieren der Verwaltungsunterlagen, - Wartungsverträge - Versicherungspolicen etc

E. ZUSATZLEISTUNGEN

1. Zustimmung als Verwalter bei Eigentümerwechseln gegenüber dem Notar

2. Durchführung weiterer Eigentümerversammlungen im gleichen Jahr, die durch Beschlußunfähigkeit oder auf speziellen Antrag, ohne Verschulden der Verwaltung.

3. Verwaltung von Sonder-/Teileigentum (Mietverwaltung)

4. Vermietung von Sonder-/Teileigentum nach Bedarf und Erfordernis gegen gesonderte Bezahlung

1.Allgemeine Fragen zum neuen Hausverwalter

1.1 Ist der Hausverwalter hauptberuflich tätig?

1.2 Seit wann gibt es die Hausverwaltung?

1.3 Ist der Hausverwalter Mitglied in einem Berufsverband, zum Beispiel

IVD – Immobilienverband Deutschland oder

BVI – Bundesfachverband der Immobilienverwalter e. V. oder

DDIV – Dachverband deutscher Immobilienverwalter e.V.?

1.4 Über welche berufsspezifische Qualifikation verfügt der Verwalter und kann er dies durch Ausbildung / Fortbildung gegebenenfalls nachweisen?

Kaufmännische Qualifikation, rechtliche Kenntnisse, bautechnische Qualifikation.

1.5 Firmiert die Verwaltung als juristische Person, z. B. GmbH, GmbH + Co. KG, Ltd (englische Rechtsform), S. L. (spanische Rechtsform) etc., sollten Sie genau prüfen, wo der Sitz des Unternehmens liegt.

1.6 Ist der Verwalter aufgrund der räumlichen Entfernung überhaupt in der Lage, das Objekt ordnungsgemäß zu betreuen und zu verwalten?

2. Fragen zur Geschäftsführung

2.1 Wie professionell erscheint der Bürobetrieb (Schulnoten)?

2.2 Hat der Verwalter vor Abgabe seines Angebots die Anlage besichtigt?

2.3 Hat der Verwalter eine Berufshaftpflichtversicherung (mindestens 500.000 €, abhängig von der Objektgröße) abgeschlossen?

2.4 Hat der Verwalter ein Vermögensschadenhaftpflichtversicherung (Wichtiger als Berufshaftpflichtversicherung – 500.000 € sollten es min. sein) ?

2.4.1 Benennt der Verwalter mindestens drei vergleichbare (Größe / Baujahr) Referenzobjekte inklusive ihrer jeweiligen Ansprechpartner?

2.4.2 Wie beurteilen (z. B. mit Schulnoten von 1 – 6) die Eigentümer / Beiräte der Referenzobjekte die Arbeit der Verwaltung?

2.5 Können Sie Beispiele für Protokolle und Jahresabrechnung einsehen?

2.6 Sind die Beispiele der Referenzanlagen verständlich und übersichtlich?

2.7 Können Eigentümer / Beiräte jederzeit die Originalunterlagen einsehen?

2.8 Bestehen Checklisten für eine regelmäßige Begehung der Anlage in Begleitung des Beirats und wird dabei Protokoll geführt?

2.9 Gibt es feste Fristen / Termine für die Erstellung von Wirtschaftsplänen, Jahresabrechnungen, Einladungen zur Eigentümerversammlung etc.?

3. Fragen zur Finanz- und Vermögensverwaltung

3.1 Ist sichergestellt, dass alle Konten der Eigentümergemeinschaft (Wohngeld, Instandhaltungsrücklage etc.) bei der Bank direkt auf den Namen der Eigentümergemeinschaft mündelsicher angelegt sind?

3.2 Ist eindeutig festgelegt, dass der Verwalter nur mit Zustimmung der Eigentümer / des Beirats die Bankverbindung wechseln kann?

3.3 Sind Vertretungsvollmachten geregelt, sodass im Notfall die Geschäftsführung für die Eigentümergemeinschaft problemlos weiterläuft?

4. Fragen zur Vertragsgestaltung und Vergütung

4.1 Wurden von der Eigentümergemeinschaft / dem Beirat zur Neuvergabe des Verwaltervertrags mehrere Angebote zu Leistungsumfang und Vergütungshöhe eingeholt?

4.2 Sind die Vertragsparteien eindeutig benannt, ist auch bei juristischen Personen (z. B. GmbH) als Hausverwalter der Geschäftsführer mit angegeben?

4.3 Entspricht die Laufzeit des Vertrags den gesetzlichen Vorgaben (im Bestand max. 5 Jahre / Erstbestellung beim Neubau max. 3 Jahre)?

4.4 Ist der Verwalter auch mit kürzeren Laufzeiten einverstanden?

4.5 Sind feste Kündigungsfristen vorgesehen?

4.6 Wird der Verwaltervertrag nur durch einen entsprechenden Beschluss der Eigentümergemeinschaft verlängert, was eine automatische Verlängerung ausschließt?

4.7 Regelt ein außerordentliches Kündigungsrecht, dass bei einer Abberufung des Verwalters (durch Mehrheitsbeschluss) oder bei einer Amtsniederlegung (durch den Verwalter) der honorarpflichtige Verwaltervertrag ebenfalls beendet wird?

4.8 Werden die mit der monatlichen Grundvergütung abgegoltenen Aufgaben und Befugnisse des Verwalters genau bezeichnet (z. B. laufende Bürokosten, Telefon, Porto, Fahrtkosten, Einladung zur Eigentümerversammlung, Auftragsvergabe für laufende Reparaturen, jährliche Zusammenstellung der nach § 35a EStG steuerlich absetzbaren Ausgaben für haushaltsnahe Dienstleistungen und Handwerkerrechungen, etc.)?

4.9 Ist geregelt, welche Sonderaufgaben welche zusätzliche Vergütung rechtfertigen (z. B. Bauleitung für Instandhaltungen / Modernisierungen)?